Việc đo lường chất lượng chăm sóc khách hàng thường gặp khó khăn khi doanh nghiệp phải chủ động hỏi thăm hoặc chờ đợi khách hàng tự nguyện phản hồi. Tin mời đánh giá phiên chăm sóc khách hàng trên Zalo OA ra đời nhằm giải quyết bài toán này. Cho phép doanh nghiệp thu thập phản hồi ngay sau mỗi lần tương tác, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ. Ngay dưới đây, Abenla sẽ giúp bạn gửi tin mời đánh giá bằng hai hình thức thủ công và tự động.

Tin mời đánh giá phiên chăm sóc khách hàng là gì?

Tin mời đánh giá phiên chăm sóc khách hàng là tin nhắn do Zalo OA gửi đến người dùng sau mỗi phiên chăm sóc, nhằm thu thập phản hồi về trải nghiệm của họ khi tương tác với OA. Thông qua tính năng này, doanh nghiệp có thể theo dõi, đo lường và cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng một cách liên tục, thay vì chỉ dựa vào cảm nhận chủ quan.

Cần lưu ý rằng tính năng này chỉ khả dụng đối với các OA đang sử dụng Gói dịch vụ Tiêu chuẩn, Tăng trưởng hoặc Toàn diện. Các OA sử dụng gói Cơ bản sẽ không thể sử dụng tính năng này.

Tìm hiểu “Phiên chăm sóc khách hàng” trên Zalo 

Trước khi tìm hiểu cách gửi tin mời đánh giá, doanh nghiệp cần hiểu rõ khái niệm “phiên chăm sóc khách hàng”.

Khi người dùng gửi tin nhắn đến OA, hệ thống sẽ bắt đầu một phiên chăm sóc khách hàng mới. Phiên này sẽ kết thúc trong một trong hai trường hợp: OA gửi tin mời đánh giá, hoặc hệ thống tự động kết thúc phiên vào lúc 23h59 cùng ngày. Trong mỗi phiên, OA chỉ được phép gửi duy nhất một tin mời đánh giá.

Ví dụ minh họa:

• 7h00: Người dùng gửi tin nhắn đến OA → Một phiên chăm sóc khách hàng được mở.

• 8h00: OA gửi yêu cầu đánh giá → Phiên chăm sóc được đóng lại.

• 13h00 cùng ngày: Người dùng tiếp tục nhắn tin → Hệ thống mở một phiên CSKH mới. Tuy nhiên, OA không thể tiếp tục gửi tin mời đánh giá trong phiên này do trước đó đã gửi tin đánh giá ở phiên trong cùng ngày, tùy thuộc vào cơ chế tính phiên được áp dụng.

Đến 23h59 mỗi ngày, phiên chăm sóc khách hàng sẽ tự động đóng. Sau thời điểm này, OA chỉ có thể bắt đầu một phiên mới khi người dùng tiếp tục gửi tin nhắn, từ đó mới có thể thực hiện các hoạt động chăm sóc và gửi tin mời đánh giá theo phiên mới.

Cách gửi tin mời đánh giá phiên CSKH

Admin của OA có thể lựa chọn một trong hai cách để gửi tin mời đánh giá phiên chăm sóc khách hàng, tùy theo nhu cầu vận hành: gửi thủ công cho từng cuộc trò chuyện cụ thể, hoặc thiết lập tự động thông qua chatbot để tiết kiệm thời gian thao tác.

Cách 1: Gửi thủ công

Hình thức này phù hợp khi nhân viên chăm sóc khách hàng muốn chủ động gửi tin mời đánh giá ngay sau khi hoàn tất một cuộc trò chuyện cụ thể.

Bước 1: Vào OA Manager -> Chọn mục Chat -> Chọn khách hàng cần gửi tin mời đánh giá phiên chăm sóc khách hàng.

Bước 2: Chọn biểu tượng mời đánh giá ngay trong khung chat để gửi tin đến khách hàng.

Cách 2: Gửi tự động bằng thiết lập quy tắc tự động trong Chatbot

Đây là hình thức được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng vì giúp tự động hóa hoàn toàn quy trình, không cần nhân viên phải nhớ thao tác thủ công cho từng cuộc trò chuyện.

Bước 1: Truy cập mục Chatbot trên OA Manager (trên máy tính), sau đó chọn mục Quy tắc tự động.

Bước 2: Tại quy tắc “Đánh giá phiên chăm sóc khách hàng”, bật trạng thái hoạt động cho tính năng này.

Sau khi thiết lập, khi Admin gắn nhãn cho hội thoại (mặc định là nhãn “hoàn thành”), hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn đánh giá đến khách hàng mà không cần thao tác thủ công. OA cũng có thể tùy chỉnh loại nhãn dùng để kích hoạt việc gửi tin bằng cách nhấn vào biểu tượng chỉnh sửa trong phần thiết lập Quy tắc tự động, giúp linh hoạt hơn theo quy trình làm việc riêng của từng doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng: Hình thức gửi tin tự động thông qua Chatbot chỉ áp dụng cho các OA đang sử dụng Gói dịch vụ Tiêu chuẩn, Tăng trưởng hoặc Toàn diện, tương tự điều kiện áp dụng chung của tính năng này.

Theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng sau phiên CSKH

Sau khi triển khai gửi tin mời đánh giá, việc theo dõi kết quả phản hồi là bước quan trọng giúp doanh nghiệp nắm được chất lượng chăm sóc khách hàng thực tế. Admin OA có thể kiểm tra kết quả theo hai cách:

• Cách 1: Truy cập trực tiếp đường dẫn thống kê đánh giá trên hệ thống OA Manager.

• Cách 2: Từ trang OA Manager, chọn tài khoản OA cần xem, sau đó vào mục Thống kê và chọn mục Đánh giá để xem chi tiết kết quả.

Lưu ý về phân quyền: Để có thể xem được trang Thống kê đánh giá, Admin OA cần được cấp một trong các quyền: Quản trị viên, Soạn nội dung hoặc Phân tích viên. Nếu tài khoản chưa được phân quyền phù hợp, sẽ không thể truy cập vào khu vực xem báo cáo này.

Abenla – Hỗ trợ vận hành Zalo OA chuyên nghiệp

Việc khai thác đầy đủ các tính năng của Zalo OA hỏi sự am hiểu kỹ thuật và kinh nghiệm vận hành thực tế mà không phải doanh nghiệp nào cũng có sẵn nguồn lực để tự triển khai. Abenla chuyên về dịch vụ đăng ký và vận hành Zalo OA trọn gói cho doanh nghiệp, giúp khai thác tối đa các tính năng chăm sóc khách hàng, chatbot tự động và báo cáo phân tích chi tiết.

Với đội ngũ giàu kinh nghiệm triển khai Zalo OA cho nhiều dự án, Abenla giúp doanh nghiệp:

• Tư vấn lựa chọn gói dịch vụ Zalo OA phù hợp để sử dụng đầy đủ các tính năng đánh giá và tự động hóa.

• Thiết lập quy tắc tự động trong chatbot, tối ưu quy trình gửi tin mời đánh giá theo từng loại hội thoại.

• Phân tích báo cáo đánh giá định kỳ, đề xuất cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng dựa trên dữ liệu thực tế.

• Đồng hành tư vấn chiến lược vận hành Zalo OA toàn diện, kết hợp cùng Zalo Mini App và gửi tin ZBS.

Liên hệ Abenla ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí giải pháp vận hành Zalo OA chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp đo lường và nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả.

Tin mời đánh giá phiên chăm sóc khách hàng là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp thu thập phản hồi một cách chủ động và có hệ thống ngay trên Zalo OA. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị vận hành Zalo OA trọn gói, hãy liên hệ ngay với Abenla để được tư vấn.

Xem thêm:

5 Mẫu Tin ZBS Các Doanh Nghiệp Thường Dùng Trên Zalo
Hướng dẫn bạn cách tạo Mẫu tin nhắn ZBS tuỳ chỉnh
Zalo OA Cho Spa | Cách Tạo Và Vận Hành Hiệu Quả

Thông tin liên hệ:

Công ty TNHH ABENLA

• Địa chỉ: Số 3, đường số 7A Cư Xá Bình Thới, phường Bình Thới, Thành phố Hồ Chí Minh

• Hotline: 028 66808866

• Email: info@abenla.com