Nhiều doanh nghiệp vẫn chăm sóc khách hàng, phụ huynh hay học viên bằng các nhóm Zalo tạo từ tài khoản cá nhân. Cách làm này nhanh, nhưng dữ liệu nằm trong tay từng nhân viên, khó bàn giao khi có người nghỉ việc. Tính năng quản lý nhóm Zalo OA giải quyết đúng vấn đề này. Nhóm chat được tạo và quản lý ngay trên Official Account của doanh nghiệp. Bài viết này, Abenla sẽ giúp bạn nắm rõ GMF là gì, các loại nhóm, cách tạo.

Quản lý nhóm Zalo OA (GMF) là gì?

Quản lý nhóm Zalo OA là tính năng cho phép OA doanh nghiệp tạo và điều hành nhóm chat, nhằm truyền đạt thông tin chính thức đến nhóm khách hàng mục tiêu và tăng nhận diện thương hiệu. Đồng thời, tính năng này giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản là nội dung và dữ liệu khách hàng trong nhóm.

Để dùng được GMF, OA cần đăng ký Gói dịch vụ phù hợp. Với Gói Tăng trưởng và Gói Toàn diện, mỗi gói đã kèm sẵn một số lượng nhóm nhất định. Khi cần thêm, doanh nghiệp có thể mua bổ sung.

Các loại nhóm trong quản lý nhóm Zalo OA

GMF có 4 loại nhóm, phân biệt theo số thành viên tối đa (đã tính cả OA):

Doanh nghiệp có thể tạo và quản lý nhóm bằng OA Manager (Web/Mini App) hoặc OA OpenAPI. Số lượng tin nhắn tương tác cơ bản trong nhóm không bị giới hạn.

Cách tạo nhóm chat Zalo OA

Người thực hiện phải là admin của OA với vai trò Quản trị viên. Các bước tạo nhóm:

1. Vào mục Chat trên OA Manager.

2. Chọn biểu tượng Tạo nhóm.

3. Chọn loại nhóm, nhấn “Chọn” nếu còn nhóm có sẵn trong gói, hoặc “Mua thêm”.

4. Đặt tên nhóm, thêm thành viên nếu cần, rồi chọn “Tạo nhóm”.

Quy định đặt tên và ảnh đại diện: Tên nhóm dài từ 1 đến 30 ký tự và không được vi phạm chính sách Zalo OA hay pháp luật Việt Nam. Ảnh đại diện không dùng nội dung vi phạm bản quyền, hình ảnh cá nhân, hình ảnh phản cảm hoặc trái thuần phong mỹ tục.

Ngoài số nhóm có sẵn theo gói, doanh nghiệp có thể mua thêm qua OA Manager hoặc OpenAPI, với hai điều kiện như sau:

• OA đã liên kết với tài khoản ZBS và tài khoản này còn số dư.

• Người mua là Quản trị viên của OA, đồng thời là Quản trị viên hoặc Biên tập viên của tài khoản ZBS.

Quản lý thành viên nhóm Zalo OA

1. Hướng dẫn mời thành viên

• Mời bằng link nhóm: Ai có link cũng có thể xin tham gia, nhưng cần Trưởng nhóm hoặc Phó nhóm phê duyệt.

• Mời qua OA Manager: Chỉ mời được người đã quan tâm OA. Người được mời xác nhận là vào nhóm ngay, không cần phê duyệt.

Doanh nghiệp chỉ mời được người dùng Zalo, không mời được một OA khác vào nhóm.

2. Phân quyền và thiết lập nâng cao

OA là trưởng nhóm nên luôn được gửi tin nhắn. Admin có thể thêm phó nhóm hoặc mời thành viên rời nhóm khi cần. Admin có vai trò Quản trị viên, Soạn nội dung hoặc Chăm sóc khách hàng có thể bật/tắt các thiết lập sau:

• Cho phép thành viên trao đổi: Tất cả thành viên trong nhóm đều có thể chủ động gửi tin nhắn và tương tác với nhau.

• Kiểm soát thành viên tham gia: Thành viên mới cần được phê duyệt trước khi chính thức vào nhóm.

• Xem lại nội dung trước đó: Người mới tham gia có thể đọc các tin nhắn gần đây để nhanh chóng nắm bắt thông tin.

• Tham gia qua đường dẫn: Cho phép chia sẻ link nhóm để người dùng truy cập và gửi yêu cầu tham gia thuận tiện hơn.

3. Rời nhóm và giải tán nhóm

OA không thể rời nhóm, chỉ có thể giải tán. Giải tán nhóm sẽ xóa toàn bộ thành viên và lịch sử trò chuyện, không thể khôi phục. Chỉ Quản trị viên mới có quyền thực hiện thao tác này, nên cần cân nhắc kỹ trước khi làm.

Chi phí và gia hạn nhóm Zalo OA

Chi phí phụ thuộc vào việc nhóm nằm trong hạn mức của gói hay là nhóm mua thêm:

• Nhóm có sẵn trong gói dịch vụ: Không mất phí duy trì và phí tin nhắn từ OA vào nhóm khi gói còn hiệu lực.

• Nhóm mua thêm: Tin nhắn từ OA vào nhóm tính theo bảng giá của Zalo (mục Chi phí nhóm), đã gồm thuế GTGT 10%.

• Tin nhắn từ thành viên: Luôn miễn phí.

Mỗi nhóm có thời hạn sử dụng, tính từ ngày thanh toán hoặc gia hạn thành công. Để xem thông tin, admin vào Chat, chọn Nhóm Chat cần gia hạn/nâng cấp, bấm biểu tượng Quản lý nhóm, rồi chọn Quản lý dịch vụ. Tại đây có thể xem tên dịch vụ, giới hạn thành viên, ngày hết hạn, đồng thời bật/tắt gia hạn tự động hoặc đổi gói. Có hai điểm cần đặc biệt nhớ:

• Nhóm hết hạn mà không gia hạn sẽ bị tự động giải tán sau 45 ngày.

• Khi bật gia hạn tự động, tiền được trừ thẳng vào tài khoản ZBS đang liên kết. Nếu thiếu số dư, việc gia hạn sẽ thất bại.

Tham khảo: Bảng giá Zalo OA

Quy định bảo mật đối với nhóm Zalo OA

Zalo yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Có sự đồng ý của người dùng khi thu thập, lưu trữ hoặc chia sẻ thông tin, và tuân thủ quy định pháp luật về quyền riêng tư.

• Không chia sẻ thông tin tương tác trong nhóm cho người ngoài nhóm hoặc bên thứ ba.

• Không dùng nhóm để chia sẻ hoặc yêu cầu người dùng cung cấp thông tin thẻ ngân hàng, tài khoản tài chính, CMND/CCCD hay dữ liệu bảo mật cá nhân khác.

Nếu vi phạm và gây ảnh hưởng tiêu cực đến người dùng, OA có thể bị ngừng cung cấp dịch vụ tùy mức độ.

Nên dùng quản lý nhóm Zalo OA cho mô hình nào?

Tính năng Quản lý nhóm Zalo OA phù hợp với những doanh nghiệp, tổ chức thường xuyên cần kết nối và truyền tải thông tin đến một nhóm khách hàng, học viên hoặc người tham gia cụ thể. Thay vì phụ thuộc vào các nhóm được tạo từ tài khoản Zalo cá nhân, doanh nghiệp có thể xây dựng nhóm gắn với OA để thuận tiện hơn trong việc quản lý, duy trì dữ liệu và đảm bảo tính liên tục khi có sự thay đổi về nhân sự. Một số mô hình có thể ứng dụng gồm:

• Giáo dục: Tạo nhóm riêng cho từng lớp học hoặc khóa học để thông báo lịch học, thời khóa biểu và các thông tin cần thiết. Khi giáo viên hoặc nhân sự phụ trách thay đổi, việc quản lý nhóm vẫn thuộc về tổ chức.

• Bán lẻ, F&B, spa: Xây dựng nhóm khách hàng thân thiết để cập nhật chương trình ưu đãi, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới và duy trì kết nối với khách hàng.

• Sự kiện, đào tạo: Tạo nhóm theo từng chương trình hoặc sự kiện để nhanh chóng cập nhật lịch trình, tài liệu, thông báo và những thay đổi cần thiết đến người tham gia.

Abenla – Đối tác triển khai Zalo OA chuyên nghiệp, đáng tin cậy

Để khai thác hiệu quả Zalo OA, doanh nghiệp không chỉ cần thiết lập tài khoản mà còn phải lựa chọn và triển khai các tính năng phù hợp với từng mục tiêu kinh doanh, chăm sóc khách hàng và vận hành. Abenla cung cấp dịch vụ triển khai Zalo OA cho doanh nghiệp, hỗ trợ từ giai đoạn xây dựng kênh đến mở rộng các giải pháp trên hệ sinh thái Zalo.

Các hạng mục Abenla hỗ trợ bao gồm:

• Tư vấn và triển khai Zalo OA: Hỗ trợ tạo, xác thực và hoàn thiện OA phù hợp với thương hiệu và nhu cầu sử dụng.

• Tối ưu hoạt động Zalo OA: Tư vấn giao diện, menu, nội dung và cách tổ chức các điểm tương tác với khách hàng.

• Triển khai ZBS: Hỗ trợ doanh nghiệp gửi tin nhắn ZBS, bao gồm tin OTP và các nội dung khuyến mãi, chăm sóc khách hàng trên Zalo theo nhu cầu.

• Phát triển Zalo Mini App: Xây dựng các tính năng bán hàng, đặt lịch, thành viên, tích điểm, voucher, Gamification và nhiều tiện ích khác ngay trên Zalo.

• Tích hợp CRM và hệ thống doanh nghiệp: Hỗ trợ kết nối dữ liệu nhằm quản lý thông tin và lịch sử tương tác với khách hàng tập trung hơn.

• Đồng hành trong quá trình vận hành: Tư vấn cách ứng dụng các công cụ trong hệ sinh thái Zalo phù hợp với từng giai đoạn và mô hình kinh doanh.

Thay vì triển khai từng công cụ riêng lẻ, Abenla hướng đến xây dựng một hệ thống Zalo phù hợp với hành trình khách hàng và hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Liên hệ Abenla ngay để được tư vấn giải pháp và triển khai Zalo OA phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Quản lý nhóm Zalo OA đưa việc chăm sóc nhóm khách hàng từ tài khoản cá nhân về một không gian chính thức, tập trung và an toàn. Khi nắm rõ loại nhóm, cơ chế chi phí, thời hạn gia hạn và quy định bảo mật, doanh nghiệp sẽ tránh được các rủi ro như mất dữ liệu, phát sinh phí ngoài ý muốn hay vi phạm chính sách. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị đăng ký và vận hành Zalo OA, hãy liên hệ với Abenla để được tư vấn.

Xem thêm:

Công cụ gửi tin theo chiến dịch trên OA Manager 

Zalo Mini App và Zalo OA khác nhau thế nào?

Hồ sơ Zalo OA bị từ chối cần xử lý như thế nào?

Thông tin liên hệ:

Công ty TNHH ABENLA

• Địa chỉ: Số 3, đường số 7A Cư Xá Bình Thới, phường Bình Thới, Thành phố Hồ Chí Minh

• Hotline: 028 66808866

• Email: info@abenla.com