Tính năng quản lý đơn hàng trên Zalo Mini Shop giúp Người bán theo dõi toàn bộ quá trình xử lý đơn, từ lúc khách đặt hàng đến khi đơn được hoàn tất hoặc hủy. Nhờ đó, cửa hàng có thể chủ động kiểm soát tình trạng đơn, hạn chế sai sót và nâng cao trải nghiệm mua sắm cho khách hàng. Trong bài viết này, Abenla sẽ hướng dẫn chi tiết cách xác nhận đơn, hoàn thành đơn, hủy đơn và tạo đơn hàng thủ công trên Zalo Mini Shop.

1. Các trạng thái đơn hàng trên Zalo Mini Shop

Mỗi đơn hàng trên Zalo Mini Shop sẽ được hiển thị theo một trạng thái cụ thể để Người bán dễ theo dõi và xử lý.

Chờ xác nhận

Đây là trạng thái của đơn hàng mới được tạo. Người bán cần kiểm tra thông tin sản phẩm, số lượng, địa chỉ nhận hàng và phương thức thanh toán trước khi xác nhận.

Đang xử lý

Đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái này sau khi Người bán xác nhận. Lúc này, cửa hàng có thể tiến hành chuẩn bị hàng, đóng gói hoặc liên hệ giao hàng cho khách.

Đã hoàn thành

Trạng thái này được sử dụng khi đơn hàng đã giao thành công hoặc quy trình xử lý đơn đã kết thúc. Sau khi đơn chuyển sang “Đã hoàn thành”, Người bán không thể tiếp tục thay đổi trạng thái.

Đã hủy

Đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái “Đã hủy” khi khách hàng hoặc Người bán thực hiện hủy đơn. Các đơn đã hủy không thể khôi phục hoặc chỉnh sửa thêm.

Mẹo: Các đơn mới hoặc đơn vừa có thay đổi sẽ được ưu tiên hiển thị ở đầu danh sách để Người bán xử lý nhanh hơn.

2. Cách xác nhận đơn hàng trên Zalo Mini Shop

Khi có đơn hàng mới, hệ thống sẽ gửi thông báo qua OA Zalo Mini Shop. Người bán nên kiểm tra thường xuyên để không bỏ lỡ yêu cầu từ khách hàng.

Để xác nhận đơn hàng, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập mục quản lý đơn hàng và chọn đơn cần xử lý để xem thông tin chi tiết.

Bước 2: Nhấn vào nút Xác nhận.

Bước 3: Chọn Xác nhận thêm một lần nữa để hoàn tất thao tác.

Bước 4: Đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái Đang xử lý.

Sau khi xác nhận thành công, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến khách hàng với nội dung đơn hàng đã được cửa hàng xác nhận và đang được xử lý.

3. Cách hoàn thành đơn hàng trên Zalo Mini Shop

Khi đơn hàng đã được giao thành công hoặc cửa hàng đã xử lý xong, Người bán cần chuyển trạng thái đơn sang “Đã hoàn thành”.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Vào mục Đang xử lý trong phần quản lý đơn hàng.

Bước 2: Chọn đơn cần hoàn tất, sau đó nhấn Hoàn thành. Bạn có thể thao tác ngay tại danh sách đơn hoặc trong trang chi tiết đơn hàng.

Bước 3: Nhấn Xác nhận để hoàn tất.

Bước 4: Đơn hàng sẽ được chuyển sang trạng thái Đã hoàn thành.

Sau khi cập nhật thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo tự động đến khách hàng rằng đơn hàng đã hoàn tất.

4. Cách hủy đơn hàng trên Zalo Mini Shop

Người bán chỉ có thể hủy đơn khi đơn đang ở trạng thái Chờ xác nhận hoặc Đang xử lý.

Để hủy đơn, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn đơn hàng cần hủy tại trang quản lý đơn hàng hoặc trong phần chi tiết đơn.

Bước 2: Nhấn Hủy.

Bước 3: Chọn lý do hủy đơn. Trường hợp chọn Lý do khác, Người bán cần nhập nội dung giải thích cụ thể.

Bước 4: Nhấn Xác nhận để hoàn tất thao tác.

Sau khi hủy, đơn sẽ chuyển sang trạng thái Đã hủy. Hệ thống cũng tự động gửi thông báo cho khách hàng về việc đơn bị hủy và lý do tương ứng.

Lưu ý: Đơn hàng đã hủy không thể khôi phục lại.

5. Cách tạo đơn hàng thủ công cho khách hàng

Ngoài các đơn do khách tự đặt, Zalo Mini Shop còn hỗ trợ Người bán tạo đơn thủ công sau khi đã chốt thông tin với khách qua chat, điện thoại hoặc các kênh khác.

Các bước tạo đơn như sau:

Bước 1: Tại mục quản lý đơn hàng, chọn Tạo đơn hàng mới.

Bước 2: Chọn ít nhất một sản phẩm cần thêm vào đơn, sau đó nhấn Tiếp tục.

Bước 3: Chọn Thêm địa chỉ nhận hàng.

Bước 4: Nhập thông tin người nhận, địa chỉ giao hàng và các thông tin cần thiết, sau đó chọn Xong.

Bước 5: Chọn trạng thái đơn hàng và phương thức thanh toán phù hợp.

Bước 6: Nhấn Tạo đơn để hoàn tất.

Bước 7: Sau khi tạo đơn thành công, bạn có thể chọn Chia sẻ ngay, sau đó chọn khách hàng cần gửi để chia sẻ thông tin đơn hàng.

Đơn mới tạo sẽ được đưa về trạng thái Chờ xác nhận để Người bán tiếp tục xử lý.

6. Một số lưu ý khi quản lý đơn hàng trên Zalo Mini Shop

Để quản lý đơn hàng trên Zalo Mini Shop hiệu quả hơn, Người bán nên lưu ý:

Nếu Người bán và khách hàng thao tác cùng lúc, hệ thống sẽ ưu tiên thao tác được thực hiện trước.
Nên kiểm tra thông báo từ OA Zalo Mini Shop thường xuyên để không bỏ lỡ đơn mới.
Đơn đã hoàn thành và đơn đã hủy đều được lưu trong lịch sử để thuận tiện đối soát.
Nên xác nhận hoặc hủy đơn sớm để khách hàng chủ động sắp xếp kế hoạch nhận hàng.
Trước khi xác nhận đơn, cần kiểm tra kỹ sản phẩm, số lượng, thông tin nhận hàng và phương thức thanh toán.
Khi hủy đơn, nên chọn lý do rõ ràng để khách hàng dễ hiểu và hạn chế khiếu nại.

Quản lý đơn hàng trên Zalo Mini Shop giúp Người bán chủ động theo dõi quá trình xử lý đơn, đảm bảo thông tin chính xác và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Với các thao tác đơn giản như xác nhận, hoàn thành, hủy đơn hoặc tạo đơn thủ công, cửa hàng có thể vận hành hiệu quả hơn ngay trên nền tảng Zalo. Abenla hy vọng hướng dẫn này giúp Người bán dễ dàng quản lý đơn hàng và xây dựng trải nghiệm mua sắm chuyên nghiệp cho khách hàng.

Xem thêm:

Thông tin liên hệ:

Công ty TNHH ABENLA