Dù doanh nghiệp gửi ZNS qua API hay thao tác trực tiếp trên hệ thống, bước đầu tiên bắt buộc vẫn là tạo và gửi duyệt mẫu tin nhắn ZNS. Đây là quy trình kiểm tra từ phía Zalo Business Solutions nhằm đảm bảo nội dung đúng mục đích đăng ký, tuân thủ chính sách và thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp trước người dùng cuối trên Zalo. Dưới đây là một số lưu ý để mẫu tin nhắn ZNS được gửi duyệt thành công mà Abenla đã tổng hợp.

Hướng dẫn cách kiểm tra tình trạng duyệt mẫu ZNS

Sau khi doanh nghiệp hoàn tất thao tác tạo và gửi duyệt mẫu ZNS, hệ thống của Zalo Business Solutions sẽ tự động gửi thông báo về trạng thái phê duyệt đến Zalo cá nhân của Admin đã đăng ký mẫu. Thông báo này sẽ cho biết mẫu đang ở trạng thái:

• Đã duyệt.

• Bị từ chối.

• Hoặc đang chờ xử lý.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng theo dõi kết quả mà không cần truy cập lại hệ thống liên tục.

Các bước cần làm khi mẫu ZNS bị từ chối

Nếu mẫu thông báo ZNS bị từ chối, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Truy cập lại tài khoản Zalo Cloud Account (ZCA).

2. Vào mục Dịch vụ ZNS → Quản lý mẫu ZNS.

3. Tìm Template ID đang ở trạng thái “Bị từ chối”.

4. Nhấn Xem chi tiết để đọc rõ lý do từ chối.

5. Chọn Chỉnh sửa để tạo lại và gửi duyệt mẫu phù hợp.

Việc đọc kỹ lý do bị từ chối là bước quan trọng, giúp doanh nghiệp chỉnh sửa đúng trọng tâm thay vì thay đổi nội dung một cách cảm tính.

Ngoài ra, trong quá trình gửi duyệt lại, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm thông tin tại mục Ghi chú. Phần này giúp đội ngũ kiểm duyệt hiểu rõ hơn về bối cảnh sử dụng, mục đích gửi và nội dung sẽ truyền vào các biến động (nếu có), từ đó tăng khả năng được phê duyệt nhanh hơn.

Một số lưu ý để mẫu tin nhắn ZNS được gửi duyệt thành công

Dù gửi ZNS qua API hay thao tác trực tiếp trên hệ thống, việc đảm bảo mẫu tin đúng chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian xét duyệt và hạn chế chỉnh sửa nhiều lần. Dưới đây là một số lưu ý để mẫu tin nhắn ZNS được gửi duyệt thành công doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

1. Đảm bảo có tham số định danh khách hàng

Mẫu tin phải chứa các tham số thể hiện mối quan hệ giao dịch hợp lệ như:

• Tên khách hàng.

• Mã đơn hàng.

• Mã giao dịch.

• Mã hóa đơn.

• Mã hợp đồng.

• Ngày giao dịch.

Nội dung cần liên quan trực tiếp đến một giao dịch hoặc tương tác đã phát sinh, tránh viết chung chung dễ bị đánh giá là nội dung quảng bá đại trà.

2. Nội dung phải đúng với mục đích (Tag) đã đăng ký

Mục đích gửi và nội dung trong mẫu phải thống nhất với nhau. Nếu chọn sai Tag, mẫu rất dễ bị từ chối dù nội dung không vi phạm chính sách. Trước khi gửi duyệt, nên rà soát lại xem nội dung đang mang tính giao dịch, chăm sóc khách hàng hay hậu mãi để chọn đúng phân loại.

3. Kiểm tra kỹ CTA và đường dẫn

CTA cần:

• Phù hợp với nội dung tin nhắn.

• Điều hướng đúng trang thông tin.

• Không sử dụng link rút gọn.

• Không đặt link trực tiếp trong nội dung.

Nếu CTA là số điện thoại, đó phải là hotline chính thức của doanh nghiệp.

4. Đảm bảo tiêu chuẩn logo và hình ảnh

Logo phải đúng kích thước, rõ nét và không chèn thông tin quảng cáo. Nếu sử dụng hình ảnh minh họa, hình ảnh cần đúng nội dung, không gây hiểu nhầm và không vi phạm chính sách quảng cáo.

5. Không mắc lỗi chính tả hoặc trình bày thiếu chuyên nghiệp

Mẫu tin cần:

• Viết đúng chính tả.

• Sử dụng tiếng Việt có dấu.

• Trình bày rõ ràng, mạch lạc.

• Không lạm dụng ký tự đặc biệt hoặc emoji.

Một nội dung chỉnh chu sẽ giúp tăng uy tín thương hiệu và tạo thiện cảm với người dùng trên Zalo.

6. Tuyệt đối không chứa nội dung spam hoặc gây hiểu nhầm

Mẫu tin không được mang tính chất spam, quảng bá sai sự thật, cam kết quá mức hoặc chứa nội dung thuộc nhóm ngành bị hạn chế theo chính sách của Zalo Business Solutions.

Trên đây là một số lưu ý để mẫu tin nhắn ZNS được gửi duyệt thành công mà Abenla đã tổng hợp. Việc tuân thủ đầy đủ các lưu ý về tham số định danh, mục đích gửi, CTA và tiêu chuẩn hình ảnh sẽ giúp mẫu tin nhắn ZNS được phê duyệt nhanh chóng hơn, đảm bảo hoạt động chăm sóc khách hàng diễn ra ổn định và chuyên nghiệp.

Xem thêm:

Thông tin liên hệ:

Công ty TNHH ABENLA

• Địa chỉ: Số 3, đường số 7A Cư Xá Bình Thới, phường Bình Thới, Thành phố Hồ Chí Minh

• Hotline: 028 66808866

• Email: info@smsthuonghieu.com